Sähköpostit liittyvät aina yhteen jäsenrekisteriin. Jos käytössäsi on useita jäsenreksitereitä, esimerkiksi Asiakkaat ja Henkilökunta, voit valita käytössä olevan rekisterin työkalun yläreunasta.
Kun luot ja lähetät sähköpostia, kohteena on aina sillä hetkellä valittuna oleva jäsenrekisteri. Jos olet valinnut rekisteriksi esimerkin Asiakkaat, näet sähköpostien listalla asiakkaille luodut ja lähetetyt viestit, et henkilökunnan viestejä. Uuden viestin luonnin yhteydessä on syytä tarkistaa, että valittuna on se rekisteri, jolle haluat viestin lähettää. Tämä johtuu siitä, että viestissä on mahdollista käyttää kyseisessä rekisterissä olevia henkilötietoja. Myös uutiskirjeen peruminen kohdistuu aina siihen rekisteriin, jonka kautta viesti on lähetetty.
Sähköpostin luominen, lähettäminen ja jälkiseuranta löytyvät valikon kohdasta VIESTINTÄ -> Sähköposti.
Aluksi avautuu lista luomistasi sähköposteista. Kokeilujakson alussa lista on varsin lyhyt, mutta kasvaa sitä mukaan, kun luot ja lähetät sähköposteja.
Listalla on neljä välilehteä, jotka näyttävät eri tilassa olevia sähköposteja (KAIKKI, LUONNOKSET, AJASTETUT ja LÄHETETYT). Listalla näkyy muutamia perustietoja sähköpostista: viestin aihe, milloin viesti on lähetetty, monelleko se on lähetetty, moniko viestin on avannut ja moniko on klikannut viestissä olevaa linkkiä. Viestin tilan värikoodi kertoo, onko viesti luonnos (harmaa), lähetetty (vihreä) vai ajastettu lähetettäväksi (keltainen).
Sähköpostin voit avata tuplaklikkaamalla riviä. Jos viesti on jo lähetetty, saat näkyviin tarkempia tietoja viestin toimituksesta ja vastaanotosta. Jos viesti on luonnos tai ajastettu lähtemään, pääset vielä editoimaan sitä.
Viemällä hiiren kursori rivin päälle, ilmestyy rivin loppuun kolme pistettä, josta avautuu valikko. Valikossa on optiot viestin avaamiseksi, kopioimiseksi ja poistamiseksi. Jo lähetettyä viestiä ei voi poistaa.
Pelkkä ”Kopioi” tekee valitusta sähköpostista kopion samaan rekisteriin. ”Kopioi…” valinnalla voit kopioida sähköpostin toiseen rekisteriin. Tämä on keino lähettää sama sähköposti useammalle rekisterille.
Sähköpostin luominen
Jos aloitat ”Luo uusi sähköposti” -nappia painamalla, kysytään sinulta seuraavaksi, minkä tyyppisen viestin haluat luoda.
- Muotoiltu (html) kannattaa valita, jos haluat viestiin kuvia, erilaisia värejä, fontteja, linkkejä tai muuta vastaavaa.
- Tavallinen teksti on viesti, jossa ei ole muuta kuin tekstiä. Tätä voit käyttää, jos asia ei muuta vaadi.
Voit myös aloittaa kopioimalla vanhan sähköpostin uuden pohjaksi. Kopiointi löytyy sähköpostilistalta rivin lopussa avautuvasta valikosta.
Uuden sähköpostin luonti avaa lomakkeen, jonka avulla voit syöttää sähköpostiin tiedot.
Tärkeimmät syötettävät tiedot ovat sähköpostin aihe ja sisältö. Ilman niitä viestiä ei voi lähettää. Painamalla sisällön Lisää-nappia pääset valitsemaan viestipohjan. Viestipohja kopioidaan sähköpostisi sisällöksi. Tämän jälkeen avautuu editori, jolla pääset muokkaamaan ja täydentämään viestin sisältöä.
Lähettäjä on sähköpostiosoite, joka näkyy viestisi vastaanottajille lähettäjänä. Kokeilujakson alussa tässä lukee ”[email protected]”. Jos sinulla on oma domain, voit ottaa sen käyttöön myös Cardu Mailerissa ja käyttää sen jälkeen omaa osoitettasi lähettäjänä.
Sähköpostin lähettämisen ensimmäinen vaihe on luoda lähetettävä sähköposti. Sitä ei tarvitse tehdä kerralla, vaan voit tallettaa viestin luonnoksen Tallenna-nappia painamalla.
Sähköpostin lähettäminen
Ennen sähköpostin lähettämistä kaikille vastaanottajille, voit tarkistaa viestin sisällön vielä kertaalleen lähettämällä viestin itsellesi tai jollekin toiselle. Tämä tapahtuu Testaa-nappia painamalla.
Oletusarvoisesti sähköposti lähetetään jäsenrekisterin kaikille henkilöille paitsi niille, jotka ovat peruneet uutiskirjeen tilauksen tai joiden sähköpostiosoite on tunnistettu toimimattomaksi.
Viestin voi kohdistaa tarkemmin vain osalle rekisterin henkilöistä. Tämä onnistuu sekä tägien että viestifiltteriksi asetettujen jäsentietojen perusteella. Tässä esimerkissä ilman rajausta viestin vastaanottajia olisi 101, mutta rajaamalla kohteeksi ne jäsenet, joiden Alue on Uusimaa, vastaanottajia jää jäljelle 4. Listalta voi valita useita arvoja samalle tiedolle. Arvon saa poistettua klikkaamalla sitä uudestaan listalta.
Kun sähköpostin aihe ja sisältö ovat valmiita ja vastaanottajat tarvittaessa rajattu, voit lähettää viestin joko heti tai ajastaa lähetyksen tapahtuvaksi myöhemmin. Jos päätät lähettää sähköpostin heti, varmistetaan lähetys vielä erillisellä dialogilla, jossa näet mille jäsenrekisterille ja monelleko vastaanottajalle viestiä ollaan lähettämässä.
Jos haluat lähettää sähköpostin myöhemmin, voi määritellä lähetyshetken Ajastuksen kautta. Klikkaamalla hiirellä kalenteri-ikonia, voit valita päivän ja kellonajan. Tai voit syöttää ajan tekstilaatikkoon. Tarvittaessa voit ajastaa saman viestin lähtemään useamman kerran. Kun olet valinnut lähetysajan, pitää sinun lopuksi vielä aktivoida ajastus. Aktivointi varmistetaan vielä vastaavalla tavalla kuin lähetys heti.
Lähetettäväksi ajastettu sähköposti näkyy listalla niin, että Tila on keltainen pallo. Listalla näkyy myös aika, jolloin viesti on ajastettu lähetettäväksi.
Aktivoidun ajastuksen voit perua tai poistaa lähetysajan vieressä olevasta X-ikonista. Tämän jälkeen lomake pitää vielä tallentaa.
Sähköpostin seuranta
Sähköpostin lähettämisen jälkeen viesti näkyy listalla lähetettynä. Viestin tila on vihreä pallo ja lähetysaika kertoo, milloin lähettäminen käynnistyi. Jos vastaanottajia on paljon, kestää viestin lähettäminen jonkin aikaa ja listalla näkyvä lähetettyjen viestien määrä päivittyy myös viiveellä. Halutessasi voit käyttää selaimen uudelleenlataustoimintoa lukujen päivittämiseksi.
Avaamalla lähetetyn sähköpostin pääset näkemään lisää yksityiskohtia lähetetystä viestistä.
Vasemmalla näkyvät viestin otsikko, lähetysaika, käytetty lähettäjän osoite sekä jäsenrekisteri, jolle lähetys tehtiin. Alimpana näkyy myös vastaanottajien rajaus, jos viestiä ei ole lähetetty koko ryhmälle. Tässä tapauksessa viesti on lähetetty niille henkilöille, jotka on merkitty tägillä VIP. Oikealla puolella näkyy lähetetyn viestin kuva. Avaamalla kuvan saat näkyviin koko viestin sisällön.
Tämän alapuolella näet yhteenvedon viestin toimituksesta ja vastaanotosta.
Viestien toimittamista kuvaavat tunnusluvut ovat:
- Lähetetty on onnistuneesti lähetettyjen sähköpostien lukumäärä. Luku ei sisällä esim. viallisia tai estettyjä sähköposteja tai peruttuja tilauksia.
- Toimitettu on perille toimitettujen määrä eli lähetettyjen määrästä vähennetään estetyt ja bounce.
- Estetty on niiden sähköpostien määrä, joita ei voitu toimittaa palveluntarjoajan estettyä lähetykset tästä IP osoitteesta. Syynä estoon voi olla esim. roskaposti tai hard bounce.
- Bounce on niiden sähköpostien määrä, joiden toimitus epäonnistui vastaanottajan mail-serveristä johtuvasta syystä. Hard bounce tapahtuu esim. silloin, kun kyseistä sähköpostiosoitetta ei ole. Soft bounce seuraa esim. vastaanottajan sähköpostin täyttyessä.
- Prosenttiluvut lasketaan suhteessa lähetettyjen määrään.
Vastaanottoa kuvaavat tunnusluvut ovat:
- Uniikki avaus kertoo, moniko vastaanottajista avasi sähköpostin vähintään kerran.
- Uniikki klikkaus kertoo, moniko vastaanottajista avasi vähintään yhden sähköpostissa olevan linkin.
- Tilauksen peruutus kertoo, moniko vastaanottaja peruutti sähköpostin tilauksen tässä viestissä olevalla linkillä.
- Roskapostiksi raportoitu kertoo, moniko vastaanottajista merkitsi sähköpostin roskapostiksi.
- Prosenttiluvut lasketaan suhteessa toimitettujen sähköpostien määrään.
Sivun yläreunasta voi valita myös TAPAHTUMAT-välilehden. Sieltä voit seurata yksilötasolla erilaisia lähetettyyn sähköpostiin liittyviä tapahtumia.
- Lähetetty näyttää listan sähköposteista, joihin viesti on lähetetty.
- Ei lähetetty näyttää listan kohteena olevan rekisterin jäsenistä, joille viestiä ei lähetetty. Lista näyttää myös syyn lähettämättä jättämiselle.
- Avattu näyttää listan viestin avanneista vastaanottajista. Listalla on sarake, joka kertoo montako kertaa viesti on avattu. Tieto sähköpostin avaamisesta voi perustua myös vastaanottajan sähköpostisovelluksen tekemään automaattiseen esikatseluun. Tieto viestin avaamisesta ei siis välttämättä kerro, onko vastaanottaja nähnyt tai lukenut saamansa viestin.
- Ei avattu on lista vastaanottajista, jotka eivät ole avanneet viestiä.
- Tilaus lopetettu on lista lähetetyn viestin kautta uutiskirjeen peruutuslinkkiä klikanneista vastaanottajista.
Lisäksi, jos viesti sisälsi linkkejä, voit katsoa erikseen jokaisen eri linkin klikanneesta vastaanottajasta.