Jäsentietojen ylläpito isommassa mittakaavassa onnistuu Tuonti-toiminnon avulla.
Tiedoston tuonti on prosessi, jonka vaiheet ovat:
- Päivityksen tyypin valinta (jäsenten lisäys+päivitys / korvaus / poisto)
- Tuotavan tiedoston lataaminen
- Tiedoston sarakkeiden kohdistaminen jäsenrekiterin tietoihin
- Tägien määritys käsiteltäville jäsenille
- Yhteenveto ja ajo jäsenrekisteriin
Tiedosto voi olla csv- tai excel-tiedosto. Csv (Comma Separated Values) on tekstitiedosto, jossa sarakkeet on erotettu toisistaan pilkulla tai puolipisteellä. Tiedosto voi sisältää otsikkorivin, mutta se ei ole pakollinen. Tiedostossa on yhdellä rivillä yhden henkilön tiedot. Excel-tiedostossa voi tietoja vain ensimmäisellä välilehdellä.
Tiedoston sarakkeet voivat olla minkä tahansa nimisiä ja missä tahansa järjestyksessä. Tiedostossa voi olla myös ylimääräisiä sarakkeita. Olennaista on vain se, että tiedosto sisältää sarakkeet sellaisille tiedoille, jotka haluat tuoda Cardu Maileriin. Jos tiedosto on peräisin jostain toisesta tietojärjestelmästä, ei tiedostoa välttämättä tarvitse tai kannata siivota Cardu Maileriin tuontia varten. Tuonnin yhteydessä valitaan erikseen, mikä tiedoston sarake vastaa mitäkin Cardu Mailerin jäsenrekisterin tietoa.
Puhelinnumerot voivat olla tiedostossa melkein missä muodossa tahansa. Numeroissa voi olla välilyöntejä, miinusmerkkejä ja muita lukemista helpottavia välimerkkejä. Maakoodi voi olla mukana tai puuttua. Jos maakoodi puuttuu, numeron oletetaan olevan suomalainen. Jos tiedosto sisältää muita kuin suomalaisia numeroita, on niissä oltava maakoodi valmiina.
Excel-tiedosto on puhelinnumeroiden käsittelyn kannalta hieman hankala. Excel oletuksena käsittelee puhelinnumerot lukuina, jolloin se poistaa puhelinnumeroista maakoodin +-merkin ja etunollat, sekä esittää numerot eksponenttimuodossa. Esimerkiksi puhelinnumero +358401234567 muuttuu excelissä helposti muotoon 3,584E+11. Tätä voi yrittää estää asettamalla sarakkeen formaatin Yleisen tai Numeron sijaan Tekstiksi.
Alla on esimerkit sekä csv-, että excel-tiedostoista. Molemmissa on samojen 5 jäsenen tiedot. Otsikkorivillä luetellaan tiedoston sisältämät sarakkeet (ei siis pakollinen rivi tiedostossa).
Esimerkki csv-tiedostosta:
Esimerkki samat jäsentiedot sisältävästä excel-tiedostosta:
Tuontihistoria näyttää millaisia tuonteja olet tehnyt aiemmin. Listan rivi kertoo, minkä niminen tiedosto on tuotu, millainen päivitys ja milloin on tehty, millaisia muutoksia jäsenrekisteriin tehtiin, ja mikä on tuonnin tila.
”Uusi tuonti”-napista käynnistyy 5-vaiheinen prosessi. Näytön yläreunassa näkyy, mikä vaihe prosessista on käynnissä ja napit seuraavaan tai edelliseen vaiheeseen siirtymiseksi.
Päivityksen tyypin voit valita kolmesta vaihtoehdosta sen mukaan, millaista tietoa tiedostosi sisältää.
- Jos tiedostossa on vain uusia ja päivitettäviä jäseniä, valitse Lisää ja päivitä jäsentietoja. Tämä operaatio käy läpi tiedoston kaikki rivit ja lisää tai päivittää jäsenrekisteriä rivien mukaan. Muilta osin jäsenrekisterissä olevat jäsentiedot jäävät ennalleen.
- Jos tiedosto sisältää koko jäsenrekisterin sellaisena kuin haluat sen olevan, valitse Korvaa koko jäsenrekisteri. Operaatio lisää ja päivittää jäsentietoja ja lopuksi poistaa kaikki jäsenet, joita ei löydy tiedostosta. Tämä on hyvä valinta silloin, kun jäsenrekisteriä ylläpidetään jossain toisessa järjestelmässä, josta jäsenrekisteri halutaan siirtää Carduun.
- Jos tiedosto sisältää tiedon poistettavista jäsenistä, valitse Poista jäseniä rekisteristä. Tämä operaatio ei lisää eikä päivitä jäsentietoja, vaan ainoastaan poistaa niitä.
Tietojen tuontiprosessissa pääset liikkumaan eteen- ja taaksepäin näytön yläreunassa olevien nappien avulla.
Toinen vaihe on tuotavan tiedoston valinta omalta tietokoneelta ja lataaminen.
Kun olet valinnut haluamasi tiedoston omalta tietokoneelta ja painanut näytön oikeassa yläreunassa olevaa Seuraava-nappia, siirrytään prosessin kolmanteen vaiheeseen.
Tämä vaihe sisältää taulukon, jossa voit valita mitä tiedoston sarakkeita halut tuoda Carduun ja mihin jäsenrekisterin tietoon mikin sarake tuodaan.
Taulukon alaosassa näkyy tiedoston mahdollinen otsikkorivi ja muutama rivi tiedoston alusta. Ylimpänä taulukossa on valmiiksi tehty ehdotus siitä, mihin Cardun tietoon kyseinen tiedoston sarake tuodaan. Valmiit oletukset on tehty sarakkeiden nimien ja arvojen perusteella.
Huomaa, että taulukko voi olla niin leveä, ettei se mahdu näytölle kokonaan. Jos näin käy, näkyy taulukon alapuolella vaakatasossa oleva vierityspalkki. Voit siirtyä taulukossa oikealle ja vasemmalle tarpeen mukaan.
Tässä tapauksessa Cardun tuodaan sähköpostiksi tiedoston email-sarakkeessa olevat arvot, puhelinnumeroksi phone-sarakkeessa olevat arvot ja niin edelleen.
Tässä esimerkissä tiedostossa on sarakkeet nimeltä firtsName ja lastName. Niitä ei kuitenkaan ole automaattisesti tunnistettu nimitietoja sisältäviksi sarakkeiksi. Carduun tuotavan tiedon nimenä molemmissa on tässä vaiheessa pelkkä viiva, joka tarkoittaa, ettei kyseisen sarakkeen arvoja olla tuomassa Carduun.
Jos kuitenkin haluat tuoda näiden sarakkeiden arvot Carduun, pitää sinun vain valita mihin Cardun tietoon kyseinen sarake tuodaan. Tämä tapahtuu klikkaamalla hiirellä yläreunassa olevaa laatikkoa, mikä avaa valikon käytettävissä olevista Cardun tiedoista.
Sarakkeen valinta tuotavaksi toimii myös toisinpäin. Jos et halua jonkin sarakkeen tietoja tuotavaksi, valitse sitä vastaavaksi Cardu-tiedoksi pelkkä viiva.
Ennen seuraavaan prosessin vaiheeseen siirtymistä, muista tarkistaa koko taulukko ensimmäisestä viimeiseen sarakkeeseen.
Kun olet tyytyväinen tietojen kohdistuksiin, on aika siirtyä prosessin neljänteen vaiheeseen.
Tässä voit lisätä tägin kaikille tiedoston kautta lisättäville tai päivitettäville jäsentiedoille.
Tägi lisätään kirjoittamalla tägi laatikkoon ja painamalla Lisää-nappia.
Siirryttyäsi viimeiseen vaiheeseen, näet aluksi yhteenvedon koko operaatiosta, jos se ajettaisiin loppuun asti.
Voit tarkistaa, että olet ladannut oikean tiedoston: täsmääkö tiedoston nimi, koko ja rivimäärä sitä, mikä oli tarkoituskin. Tässä tapauksessa lisättäviä jäseniä tulisi olemaan 3, päivitettäviä jäsentietoja 2, poistettavia 0 ja tiedosto ei sisällä yhtään ennallaan säilyvää jäsentietoa.
Jos kaikki näyttää hyvältä, voit laittaa merkin ruutuun ”Minulla on lupa lähettää…”. Tällä tavalla sähköpostien välityspalvelut siirtävät vastuun viestien lähettämisen luvallisuudesta sinulle. Tällä estetään palveluiden käyttö roskapostin lähettämiseen ja mahdollistetaan palvelun esto väärinkäytön tapahtuessa.
Viimeinen vaihe on käynnistää varsinainen tietojen tuonti ja jäsenrekisterin päivitys painamalla Tuo-nappia. Tietojen tuonti saattaa joissain tapauksissa kestää varsin kauan. Tuonti kuitenkin käynnistyy ja jatkaa toimintaansa taustalla niin kauan kuin on tarpeen.
Kun tiedoston käsittely ja jäsenrekisterin päivitys valmis, näyttää tämä sivu operaation lopputuloksen.
Lopputulos voi joskus poiketa hieman ennakkoon lasketusta tuloksesta varsinkin, jos tiedosto sisältää saman rivin useampaan kertaan. Ero johtuu siitä, että ennakkolaskennassa jäsenrekisterin sisältö ei muutu laskennan aikana, mutta varsinaisen ajon yhteydessä muuttuu.