Valikon kohdasta asetukset pääset luomaan ja muokkaamaan jäsenrekisteriin liittyviä asetuksia ja toimintoja. Näitä ovat jäsenrekisterin tietosisältö, liittymislomake, uutiskirjearkisto ja osoitteet (lähetys- ja vastausosoitteet). Eri asetuksiin pääset klikkaamalla sivun yläreunassa olevia välilehtien otsikoita.
Jäsenrekisteri
Jäsenrekisteri määrittelee rekisterin yleisiä asetuksia ja eritysesti sen, mitä tietoja jäsenistä rekisteriin voidaan tallettaa.
Voit luoda uusia rekistereitä ”Uusi+”-linkistä, jos Cardu Mailer tilauksesi sallii uusien rekistereiden luonnin.
Rekisterin asetuksissa voi antaa rekisterille nimen ja kuvauksen. Rekisterin nimi näkyy Cardu Mailerin yläreunassa. Nimi ei näy sähköpostien vastaanottajille. Jos rekisteriin liittyy Cardu-kortti, on nimi samalla kortin nimi ja näkyy Cardu-sovelluksen käyttäjille.
Kuvaus kertoo mikä on rekisterin käyttötarkoitus. Jos rekisteriin liittyy Cardu-kortti, näkyy kuvaus myös Cardu-sovelluksessa kortin kuvauksena.
Jäsenrekisteri vakiotiedot (Etunimi, Sukunimi, Puhelin, Sähköposti, Jäsenyys päättyy ja Tägit) ovat tietoelementtejä, jotka luodaan automaattisesti kaikille rekistereille. Voit siis aina lisätä rekisteriin jäsentietoja, joissa on näitä elementtejä.
Jäsenyyden päättymisaika on päivä, jonka päättyessä jäsenyys lakkaa olemasta voimassa. Jäsenyyden päättyessä jäsentieto säilyy edelleen, mutta jäsenyyden tila on ”Disabled”.
Tägit on lisätieto, johon voi tallettaa erilaisia jäsentämättömiä tietoja. Tägejä voit käyttää viestien lähetyksessä rajaamaan vastaanottajaksi vain osan rekisterin sisältämistä jäsenistä.
Lisätietoihin voit itse lisätä rekisterin käyttötarkoituksen vaatimia lisätietoja.
Lisätiedon otsikko on tiedon nimi, joka näkyy Cardu Mailerin käyttöliittymässä. Avain on tiedon nimi järjestelmän sisällä. Avaimen arvo voi perustua otsikkoon, mutta avain on syytä kirjoittaa yhteen eikä sisältää erikoismerkkejä. Jos lisätiedon merkitsee pakolliseksi, on jäsentietoja lisätessä tai muokatessa annettava jokin arvo tälle lisätiedolle. Jos lisätieto merkitään viestifiltteriksi, voi tietoa käyttää apuna lähetettäessä viestejä vain osalle rekisteriin kuuluvista henkilöistä.
Voit lisätä, muokata ja poistaa lisätietoja jäsenrekisterisi käyttötarpeen mukaan.
Liittymislomake
Liittymislomakkeen avulla uudet jäsenet voivat liittyä rekisteriisi – tilata uutiskirjeesi tai liittyä kanta-asiakkaaksesi. Uutiskirjeen liittymislomake on yksinkertaisimmillaan nettisivulla oleva sähköpostiosoitteen syöttökenttä, jonka vieressä on nappi ”Tilaa uutiskirje”. Yrityksen kanta-asiakkaaksi tai yhdistyksen jäseneksi liittymisen lomake voi sisältää enemmän syötettäviä tietoja.
Voit aloittaa liittymislomakkeen rakentamisen painamalla ”Luo liittymislomake” -nappia.
Cardun tuottaman lomakkeen ulkoasulle on kolme vaihtoehtoa. Voit valita, haluatko kysyä lomakkeella liittyjän etu- ja sukunimen. Myös lomakkeen kielivalinta on mahdollista laittaa päälle tai pois.
Lomakkeen tekstit (Otsikko, Alaotsikko ja Kuvaus) näytetään liittymislomakkeella, jos tekstit on annettu asetuksissa. Mahdollinen kielivalinta ei vaikuta näihin teksteihin.
Myös muutamia väriasetuksia on mahdollista tehdä.
Halutessasi voit lisätä käyttöehtojen hyväksynnän liittymislomakkeelle. Ehtojen hyväksynnän valintaruudun viereen tulevan tekstin voit kirjoittaa itse. Teksti voi sisältää yhden tai useamman linkin ulkoisiin dokumentteihin.
”Katso tiedot” -linkistä löydät ohjeet liittymislomakkeen integroimiseksi haluamaasi paikkaan. Voit joko käyttää linkkiä Cardun tuottamalle lomakkeelle, tai kopioida html-koodin omalle kotisivulle ja tehdä lomakkeen ulkoasun itse. Liittymislomake on käytettävissä heti, kun olet tallentanut sen ensimmäisen kerran.
Helppo keino varmistua halutusta lopputuloksesta on katsoa miltä lomakkeen esikatselu näyttää. Voit myös aina katsoa selaimessa, miltä Cardun tuottama lomake näyttää oikeassa selaimessa ja miten se toimi ottamalla linkin lomakkeelle ”Katso tiedot” -kohdasta.
Arkisto
Uutiskirje- tai sähköpostiarkiston avulla jäsenet pääsevät katsomaan ja lukemaan jo lähetettyjä viestejä. Voit lisätä linkin Cardun tuottamaan arkistoon esimerkiksi kotisivulle, SOME-kanaviin tai jokaiseen lähetettävään uuteen viestiin. Arkisto näyttää kaikille samat viestit ilman personointia. Linkki arkistoon on kaikille sama – arkiston käyttö ei vaadi kirjautumista. Siksi kannattaa huomioida, että arkistoa voivat päästä lukemaan myös muut kuin rekisterissä olevat henkilöt, esimerkiksi jos joku välittää arkistolinkin eteenpäin.
Oletuksena arkisto ei ole käytössä. Arkiston saat käyttöön kääntämällä kytkimen on-asentoon. Viestit, jotka on lähetetty ennen arkiston luomista, eivät tule näkyviin arkistoon. Tarvittaessa nekin saadaan näkyviin Cardu-tuen kautta.
Linkki arkistoon löytyy ”Katso-tiedot” -kohdasta.
Arkiston asetukset muistuttavat liittymislomakkeen asetuksia. Ulkoasuja on valittavana kolme erilaista. Arkistoon voi liittää kielivalinnan. Arkiston tekstit ja värit voi määritellä ja tarkistaa esikatselun tai oikean arkistolinkin kautta.
Osoitteet
Tässä voit määritellä Cardusta lähetettävien viestien lähetys- ja vastausosoitteet.
Lähetysosoite on sähköpostiosoite, joka näkyy viestin lähettäjänä. Kun lähetät viestin henkilökohtaisesta sähköpostista, esimerkiksi gmailista tai outlookista, lähetysosoite on oma sähköpostiosoitteesi. Cardussa viestien lähetys tapahtuu yrityksen, yhdistyksen tai muun organisaation nimissä, joten lähetysosoite on yleensä organisaation sähköpostiosoite, esimerkiksi [email protected], [email protected] tai [email protected].
Vastausosoite on sähköpostiosoite, johon viestiin vastaaminen (reply to) tapahtuu. Oletuksena viestin vastaus lähetetään lähetysosoitteeseen. Jos siis lähetysosoite on oikea toimivan sähköpostin osoite, et välttämättä tarvitse erillistä vastausosoitetta. Jos haluat viestiesi vastaukset eri osoitteeseen kuin lähetysosoite, voit tehdä sen vastausosoitteen avulla. Jos et halua, että lähettämiisi viesteihin vastataan, yleinen tapa on laittaa lähetysosoitteeksi noreply-alkuinen sähköposti.
Cardun käyttöönoton yhteydessä saat Cardun tarjoaman lähetysosoitteen. Osoite on [email protected] tai jotain muuta vastaavaa. Voit muokata tätä osoitetta jossain määrin enemmän oman organisaatiosi mukaiseksi. Jos käytössäsi on oma verkkotunnus (domain), voit käyttää myös sen mukaista osoitetta.
Sähköpostiosoite koostuu osista, joista osa on pakollisia ja osa ei. Tiettyihin osiin voit kirjoittaa melkein mitä vain, toisia et voi muuttaa. Sähköpostiosoitteen keskellä on aina @-merkki, ja sen jälkeen verkkotunnus (domain). Ennen @-merkkiä on paikallisosa, joka on yleensä käyttäjän nimi. Sähköpostiosoite on mahdollista kirjoittaa myös niin, että alussa on nimi, ja osoite seuraa < ja > merkeillä kehystettynä.
Sähköpostiosoitteen voi kirjoittaa lyhyemmin ”[email protected]” tai pitemmin ”Francklyn Tully <[email protected]>”. Verkkotunnuksena voit käyttää Cardun tarjoamaa tunnusta sellaisena, kun se on. Tai voit käyttää omaa verkkotunnustasi. Nimeksi ja paikallisosaksi voi kirjoittaa mitä tahansa, kunhan teksti täyttää muuten sähköpostiosoitteen vaatimukset.
Lähetysosoite
Lähetysosoitteen oletusarvoa voit muokata Jäsenrekisterin asetusten osoitteet-välilehdellä. Tämän asetuksen muuttaminen ei muuta jo luotujen sähköpostien lähetysosoitetta. Jos haluat muuttaa jo luotujen luonnosten tai ajastettujen sähköpostien lähetysosoitetta, voit tehdä muutoksen jokaiseen viestiin erikseen.
Jos käytössäsi on useita jäsenrekistereitä, on lähetysosoitteen oletusarvo aluksi yhteinen kaikille rekistereille. Halutessasi voit käyttää rekistereissä eri lähetysosoitteita. Tämä onnistuu valitsemalla rekisteri ja asettamalla sille oma lähetysosoite.
Jos kirjoitat lähetysosoitteen, joka verkkotunnusta et ole aiemmin käyttänyt Cardussa, käynnistyy prosessi verkkotunnuksen käyttöönottamiseksi. Huomaa, että voit käyttää vain sellaista verkkotunnusta, joka kuuluu sinulle tai organisaatiollesi. Esimerkiksi sähköpostipalveluiden verkkotunnuksia kuten gmail.com tai hotmail.com et voi käyttää lähetysosoitteena.
Kun lähetät pyynnön oman verkkotunnuksesi käyttöönottamiseksi, Cardun puolella pyyntö tarkistetaan ja tehdään puolet tarvittavista asetuksista. Tämä vaihe kestää jonkin aikaa. Asetusten osoitteet-välilehti kertoo prosessin olevan käynnissä:
Kun tarvittavat asetukset on tehty Cardun puolella, saat ohjeviestin sähköpostiisi ja osoitteet-välilehti kertoo, mitä seuraavaksi pitää tehdä.
Saamassasi ohjeviestissä ja osoitteet-välilehdellä asetukset, jotka sinun tai valtuuttamasi tahon tulee tehdä internetin nimipalveluun. Ohjeviesti on tarkoitettu välitettäväksi sellaisenaan eteenpäin taholle, joka vastaa verkkotunnuksestasi. Taho voi olla yritys, jolta olet alun perin tilannut verkkotunnuksesi. Tai se voi olla verkkokauppa-alustasi, jos olet saanut verkkotunnuksen sieltä. Tai se voi olla kotisivusi tekijä, jos olet saanut verkkotunnuksen sitä kautta.
Kyse on siitä, että internetille pitää kertoa, että tulet jatkossa lähettämään sähköposteja omalla osoitteellasi Cardun kautta, ja että sinä verkkotunnuksen omistajana annat tähän luvan. Ilman tätä lupaa omalla verkkotunnuksellasi lähetettävät viestit eivät menisi perille vaan päätyisivät roskapostisuodattimiin. Tällä lupamekanismilla estetään ketä tahansa lähettämästä sähköposteja kenen tahansa nimissä. Vain verkkotunnuksen oikea omistaja voi lähettää viestejä omalla osoitteellaan.
Kun olet välittänyt ohjeviestin eteenpäin ja saanut tiedon, että nimipalvelimen asetukset on tehty, voit kokeilla asetusten toimivuutta painamalla Tarkista-nappia. Asetusten tekemisen jälkeen kestää vielä muutamasta minuutista muutamaan tuntiin, että asetukset siirtyvät asiaan liittyville palvelimille eri puolille internettiä.
Sitten asetusten tarkistus toteaa kaiken toimivan, saat ilmoituksen, että verkkotunnus ja haluamasi lähetysosoite ovat käytettävissäsi. Cardu tarkistaa asetusten voimaantuloa myös tausta-ajona. Sinun ei tarvitse itse käydä tarkistamassa asiaa. Saat sähköpostilla tiedon voimaantulosta, kun se tapahtuu.
Vastausosoite
Vastausosoitteeksi voit asettaa minkä tahansa haluamasi toimivan sähköpostiosoitteen. Osoitteen tulee olla lyhyessä muodossa, siis ilman nimiosaa.
Vastausosoitteen verkkotunnuksen ei tarvitse olla omasi. Voit käyttää gmail, outlook tai mitä tahansa muuta osoitetta, joka on käytössäsi.